はじめに：なぜ従業員の不正は見抜きにくいのか？
中小企業における内部不正の隠蔽性
企業活動を営む上で、従業員による内部不正は避けて通れないリスクの一つです。特に中小企業においては、大企業のような厳格な内部統制システムや専門の監査部門が整備されていないことが多く、特定の業務を少数の従業員に任せきりになる傾向があります。
これにより、不正行為が発生しても発見が遅れがちになり、不正を行う従業員が自身の立場や業務知識を悪用して巧妙に痕跡を隠蔽することが可能になります。
例えば、経理担当者による現金の着服や、営業担当者による架空請求などは、日常業務の盲点に隠されやすく、長期間にわたって見過ごされることも珍しくありません。
このような状況は、不正行為が組織内部で静かに進行し、表面化しにくいという中小企業特有の課題を生み出しています。
早期発見が重要な理由
内部不正は、発覚が遅れるほど、企業が被る損害が加速度的に拡大します。金銭的な被害はもちろんのこと、顧客情報や営業秘密の漏洩による企業の信用失墜、ブランドイメージの毀損、そして取引先からの信頼喪失は、事業継続そのものを脅かす事態に発展しかねません。
また、不正が組織内で放置されることで、他の従業員の士気が低下したり、職場環境が悪化したりするなど、組織内部の健全性にも深刻な影響を及ぼします。さらに、不正行為の内容によっては、法的な責任追及や行政処分、多額の損害賠償請求に繋がる可能性もあり、最悪の場合には企業を倒産に追い込むこともあります。
このような壊滅的な影響を避けるためにも、不正の兆候を早期に察知し、迅速かつ適切に対応することが、企業の存続と発展にとって極めて重要となるのです。
本記事で得られること：従業員の不正行為を見抜く7つの兆候と初期対応のポイント
本記事では、中小企業の経営者や管理職の皆様が、従業員の不正行為を早期に見抜くための具体的な7つの兆候を詳細に解説します。
さらに、万が一不正の兆候を察知した際に、被害の拡大を防ぎ、その後の調査や法的措置を円滑に進めるための初期対応のポイントについても、実践的な視点からご紹介します。
これらの知識と対策を身につけることで、皆様の会社を内部不正の脅威から守り、健全な企業運営に貢献できることを目指します。
見抜き方1：行動の変化に潜む兆候
従業員の行動に普段と異なる不自然な変化が見られる場合、それは心理的なストレスや、不正行為を隠蔽しようとする心理作用の現れである可能性があります。細かな変化にも注意を払うことが、早期発見に繋がります。
遅刻・早退・欠勤の増加
普段は勤務態度が真面目だった従業員が、理由なく遅刻、早退、欠勤を頻繁に繰り返すようになることがあります。これは、不正行為を行うための時間確保（例えば、会社のシステムに深夜に不正アクセスするため、日中の業務がおろそかになる）、あるいは不正行為による精神的なストレスや罪悪感からくる体調不良が原因である場合があります。また、私的な問題（借金など）を抱え、それが不正行為の動機となっている可能性も考えられます。
業務中の不審な行動（隠れてPC操作、電話など）
業務時間中に、周囲の目を避けるように隠れてPCを操作している、特定の時間帯に頻繁に個室にこもって私的な電話やメールをしている、あるいは必要以上に会社の書類や備品を持ち出そうとするなど、通常の業務では見られない不審な行動が見受けられる場合も注意が必要です。特に、画面をすぐに隠したり、電話の内容を小声で話したりする様子が見られる場合は、何か隠し事をしている可能性が高いでしょう。
人間関係の変化や孤立
不正を働いている従業員は、自身の不正が発覚することを恐れ、周囲との人間関係に変化が生じることがあります。具体的には、特定の同僚や部署との接触を意図的に避けたり、逆に過度に親密な関係を築こうと（共犯者を募る目的で）したりする場合があります。また、以前は協調性があったにもかかわらず、急にチームワークを乱す言動が増えたり、他の従業員からの協力や助言を拒むようになったりするなど、孤立する傾向が見られることも、精神的な負担や、不正の事実を隠蔽しようとする心理の表れかもしれません。
過度な残業や休日出勤の増加
頻繁な残業や休日出勤が増えるにもかかわらず、その業務内容や成果が不明瞭な場合、あるいは通常の業務量から考えて不自然なほど労働時間が増加している場合、不正行為の隠蔽作業や、不正を行うための時間確保である可能性があります。例えば、誰もいない時間帯にシステムにアクセスしてデータを改ざんしたり、不正な取引の処理を行ったりするために、わざと残業や休日出勤を繰り返すことがあります。また、特定の業務を一人で抱え込み、他者への情報共有や業務の引き継ぎを頑なに拒むようになることも、不正を外部に知られたくないという心理の兆候です。
見抜き方2：PCや情報システム上の異変
従業員のPCや企業の情報システム上での不審な動きは、情報持ち出し、データ改ざん、不正アクセスなどのデジタル的な不正行為を示す重要な兆候となり得ます。システムログやアクセス履歴の確認が不可欠です。
深夜や休日の不審なシステムアクセス
通常の業務時間外である深夜や休日に、従業員が社内システムやネットワークにアクセスしている記録がある場合、強い注意が必要です。これは、周囲の目が少ない時間帯に不正行為を行おうとしている可能性が高いです。特に、本来の職務ではアクセスする必要のないシステムや、機密性の高いデータへのアクセスが確認された場合は、情報不正の疑いが濃厚となります。
大量のデータダウンロードや削除
特定の従業員が、職務上必要のない、あるいは通常の業務量から考えてあり得ない量のファイルを大量にダウンロードしている、または重要なファイルを不審なタイミングで大量に削除している記録がある場合、情報持ち出し（退職後の悪用目的など）や証拠隠滅の意図が強く疑われます。特に、顧客情報、技術情報、営業秘密などの機密性の高いファイルが対象となっている場合は、即座に詳細な調査が必要です。
特定のファイルへの異常なアクセス履歴
職務権限や業務内容から見て、本来アクセスする必要のない特定の機密ファイルや個人情報ファイルへ頻繁にアクセスしている履歴が見られる場合、従業員が不正な目的で情報を収集している可能性が高いです。例えば、経理担当ではない従業員が給与情報ファイルにアクセスしたり、営業担当ではない従業員が開発部門の技術資料に頻繁にアクセスしたりするケースなどです。
不自然なログイン履歴
短時間での複数回のログイン失敗（ブルートフォースアタックの試み）、通常とは異なるIPアドレスからのログイン（外部からの不正アクセスや、社外からの不適切なアクセス）、あるいはログイン時間が不自然に長い、といった不自然なログイン履歴が残されている場合、不正アクセスや、従業員のアカウントが何らかの形で悪用されている可能性が疑われます。これらの履歴は、システムのセキュリティログで確認できます。
見抜き方3：経理・会計上の不正の兆候
経理・会計データは、企業の金銭の流れを直接的に示すため、不正行為、特に横領や経費不正の兆候が顕著に現れることがあります。定期的なチェックと異常の早期発見が重要です。
不自然な支出や不明な請求書
通常の業務では発生しないような不自然に高額な支出が増加している、内容が曖昧な請求書や領収書が頻繁に提出される、あるいは同一の取引先からの請求が不自然なほど頻繁かつ高額であるなどのケースは、架空請求や着服の可能性があります。特に、個人事業主や新規の取引先への支払いが増えている場合は、より詳細な確認が必要です。
売上や在庫の差異
帳簿上の売上高と実際の入金額に大きな差異がある、あるいは在庫管理システム上の数量と実際の在庫に不一致が見られる場合、売上金の横領や商品の不正持ち出し、あるいはデータ改ざんによる不正会計が疑われます。定期的な棚卸しや売上照合を行うことで、これらの差異を早期に発見することができます。
小口現金の不一致
小口現金の管理において、残高と帳簿上の記録が一致しない場合や、使途不明な支出が多く見られる場合、現金の着服や不正な使用が行われている可能性があります。小口現金は少額であるため見過ごされがちですが、積み重なると大きな被害となるため、定期的な監査と厳密な管理が求められます。
見抜き方4：金銭状況の急激な変化
従業員の私生活における金銭状況の急激な変化は、不正行為の動機やその結果として現れることがあります。個人的な経済状況が、不正に手を染めるきっかけとなったり、不正によって得た金銭の使い道として顕在化したりするケースです。
生活レベルの急な向上
給与や通常の収入に見合わない高額な買い物（高級車の購入、ブランド品の収集）、高価な趣味への過剰な支出、頻繁な海外旅行や贅沢な食事など、急激に生活レベルが向上した場合、不正な手段で収入を得ている可能性が考えられます。特に、以前の生活ぶりとのギャップが大きいほど、その疑念は深まります。
借金の増加や金銭トラブル
周囲の同僚や友人に対して借金の相談が増えたり、金融機関からの督促状が届いたり、個人的な金銭トラブルを抱えている様子が見られたりする場合、それが不正行為に手を染める直接的な動機となっていることがあります。切羽詰まった状況が、普段はしないような不正行為へと駆り立てるケースは少なくありません。
ギャンブルや投資への過剰な傾倒
競馬、パチンコ、オンラインカジノなどのギャンブル、あるいはハイリスクな投資に過度にのめり込み、その資金を得るために会社の資金を横領したり、不正な取引に手を染めたりするケースも存在します。業務中にギャンブル関連のサイトを閲覧している、投資の話ばかりしているといった行動は、注意すべき兆候です。
見抜き方5：業務態度や責任感の低下
不正行為に手を染めている従業員は、不正を隠蔽することへの心理的な負担や、不正に費やす時間のために、本来の業務に対する態度や責任感が低下することがあります。これは、不正行為が自身の能力や集中力を蝕んでいる状態とも言えます。
業務の質や効率の低下
以前は正確かつ迅速だった業務にミスが増える、締め切りを守れなくなる、あるいは業務の進行が著しく遅れるなど、業務の質や効率が著しく低下する場合があります。これは、不正行為に時間を費やしたり、精神的に余裕がなくなり集中力が散漫になったりしているためかもしれません。単純なミスではなく、重要性の高い部分での繰り返し発生するミスには特に注意が必要です。
報告・連絡・相談の不足
業務の進捗状況や問題点に関する報告が滞る、重要な連絡を怠る、同僚や上司への相談が減るなど、情報共有を意図的に避ける傾向が見られます。これは、不正行為が外部に発覚することを恐れ、情報の流れを遮断しようとしている可能性があります。特に、重要な情報が自分経由でしか得られないような状況を作り出す場合は、警戒すべきでしょう。
責任転嫁や不満の増加
自分のミスや問題点を他人に押し付けようとする、会社や同僚への不満を口にすることが増えるなど、自己防衛的な言動や責任転嫁が見られることがあります。これは、不正行為が発覚することへの恐怖心や、不正を正当化しようとする心理の表れである可能性があります。また、過剰な批判や不平不満は、組織への忠誠心が低下しているサインとも取れます。
見抜き方6：内部通報や匿名情報の存在
従業員からの内部通報や、匿名での情報提供は、不正行為を見抜く上で非常に重要な、そして具体的な手がかりとなることがあります。不正の事実を直接的に知らせるものであるため、特に慎重な対応が求められます。
内部通報制度への不審な報告
社内に設置されている内部通報窓口や、相談窓口に、特定の従業員や部署に関する不審な行為の報告があった場合、たとえ匿名であっても真剣に受け止め、初期調査を開始すべきです。通報内容が具体的であるほど、その信憑性は高まります。内部通報は、外部には見えにくい組織内部の問題を顕在化させる貴重な情報源であり、これを無視することは重大なリスクを見過ごすことにつながります。
風評や噂話
公式な通報ではなくとも、社内で特定の従業員に関する不審な風評や噂話が広まっている場合、それが不正の事実を反映している可能性もあります。例えば、「〇〇さんが急に羽振りが良くなったらしい」「△△さんが不自然に特定の取引先とばかり連絡を取っている」といった噂は、従業員間の感覚的な情報であり、それが積み重なることで、実際に不正が行われている可能性を示すことがあります。ただし、噂話のみで判断せず、他の兆候と合わせて総合的に判断することが重要です。
見抜き方7：監査や調査への非協力的な態度
企業が内部監査を実施したり、何らかの問題が発生して調査を開始したりした際に、そのプロセスに対して非協力的な態度を取る従業員は、不正に関与している、あるいは何らかの隠し事をしている可能性が高いです。これは、真実が明らかになることを恐れる心理の表れと言えます。
資料提出の遅延や拒否
監査や調査に必要な書類やデータ（例えば、経費の領収書、業務記録、PCのログデータなど）の提出を不当に遅らせる、あるいは正当な理由なく拒否する場合、それらの資料の中に不正の証拠が含まれている可能性が考えられます。提出を求められた資料を紛失したと主張する、あるいは破損したと報告するなども、同様に警戒すべき行動です。
説明の矛盾や曖昧さ
質問に対して説明が矛盾していたり、具体的な事実を避け曖昧な回答を繰り返したりする場合、事実を隠蔽しようとしている可能性が高いです。特に、時間の経過とともに説明内容が変化する、あるいは他者の証言と食い違う場合は、深く掘り下げて調査する必要があります。また、過度に詳細な説明をしたり、質問されていないことまで饒舌に話したりすることも、かえって不自然である場合があります。
証拠隠滅を疑わせる行動
調査が始まる直前にPCの初期化を試みる、不審なタイミングで大量のデータを削除する、関係者と口裏合わせをしようとするなど、証拠を隠滅しようとする具体的な行動が見られる場合、不正への関与が強く疑われます。このような行動は、単なる過失ではなく、意図的な不正行為があったことを示唆する決定的な証拠となる可能性があります。
不正を見抜いた際の初期対応ステップ
従業員の不正を見抜いた、あるいは強く疑われる場合、感情的にならず、冷静かつ迅速な初期対応がその後の調査や法的措置に大きな影響を与えます。適切な手順を踏むことで、被害の拡大を防ぎ、企業への悪影響を最小限に抑えることができます。
証拠保全の重要性（デジタル証拠の扱い方）
不正が疑われる状況で最も重要なのは、証拠の保全です。特に、PC、スマートフォン、タブレット、サーバー、クラウドサービスなどに存在するデジタルデータは、不正行為の直接的な証拠となることが多く、かつ改ざんや削除が容易であるため、速やかにその状態を確保する必要があります。
対象となるPCをネットワークから隔離する、電源を切らずに専門的なツールを用いてデータをコピーする（シャットダウンすると一部の揮発性メモリ上の情報が失われる可能性があるため）、データのハッシュ値を計算して改ざんがないことを証明するなど、適切な手順で証拠を保全することが求められます。
これらのデジタル証拠は、後の詳細な調査や、従業員への懲戒処分、あるいは法的措置（損害賠償請求や刑事告訴など）において極めて重要な役割を果たします。
関係者への聞き取りと注意点
不正に関与が疑われる従業員や、その周囲の関係者への聞き取り調査は、非常にデリケートな作業であり、慎重に行う必要があります。聞き取りを行う際は、事前に集めた客観的な証拠に基づいて質問し、決して感情的になったり、決めつけたり、威圧的な態度を取ったりしないよう細心の注意を払います。
聞き取りは複数人で行い、その内容を詳細に記録（議事録作成、録音など）し、後から証拠として利用できるよう準備しておくことも重要です。また、聞き取り対象者の人権に配慮し、不当な取り調べとならないよう注意し、弁護士などの専門家の助言を仰ぐことも検討すべきです。
安易な「問い詰め」が招くリスク
不正を見抜いたからといって、安易に対象の従業員を直接問い詰めることは避けるべきです。拙速な対応は、以下のような複数のリスクを招く可能性があります。
- 証拠隠滅の機会を与える: 不正を自覚している従業員は、問い詰められることで、残っている証拠を削除したり改ざんしたりする行動に出る可能性があります。
- ハラスメントとして訴えられるリスク: 不適切な方法で問い詰めた場合、「パワーハラスメントだ」「精神的苦痛を受けた」などと訴えられ、会社が逆に訴訟リスクを負う可能性があります。
- 心理的プレッシャーによる虚偽の自白: 精神的に追い詰めるような問い詰め方では、事実とは異なる虚偽の自白を引き出してしまう可能性もあります。
- 企業秘密の漏洩: 問い詰める際に不正の内容や把握している証拠を明かしてしまうと、それが社内外に漏洩するリスクを高めることにもなりかねません。
まずは、冷静に状況証拠を収集し、専門家（弁護士やデジタルフォレンジック専門家）と相談しながら、適切な手順とタイミングで対応を進めることが肝要です。
EASY Forensicsで「見抜く」をサポート
中小企業において、専門的なIT知識や人員が不足している場合でも、従業員の不正行為の兆候を見抜き、初期対応をサポートするツールとして「EASY Forensics」が有効です。
専門知識不要でPC操作ログやファイルアクセス履歴を調査
EASY Forensicsは、従業員のPCにおける詳細な操作ログ（どのアプリケーションを起動したか、どのウェブサイトを閲覧したか、どのメールを送受信したかなど）や、ファイルアクセス履歴（どのファイルを開いたか、コピーしたか、削除したかなど）を、専門知識なしで簡単に収集・分析できる機能を提供します。
直感的なインターフェースで、不審な行動パターンや情報持ち出しの兆候を効率的に見つけ出すことができるため、IT部門を持たない中小企業でも、従業員の不正を早期に発見するための強力なツールとなります。
退職者PCのデータ保全で情報持ち出しリスクを低減
退職する従業員による機密情報の持ち出しは、情報漏洩リスクの中でも特に注意すべき点です。EASY Forensicsは、退職者が使用していたPCのデータを、迅速かつ法的に有効な形で保全する機能を提供します。これにより、退職後も不正に情報が利用されたり、証拠が削除されたりするリスクを大幅に低減し、万が一の際の調査に備えることができます。
これにより、企業の重要な資産である情報を守り、潜在的な損害を防ぐことが可能になります。
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まとめ：見抜く力と予防策で会社を守る
継続的な監視と教育の重要性
従業員の不正行為から会社を守るためには、その「見抜く力」を高めることと、そもそも不正を発生させないための「予防策」を講じることが、車の両輪のように重要です。そして、これらの対策は一度実施すれば終わりというものではありません。
不正の手口は日々巧妙化しており、常に変化する脅威に対応するためには、従業員の行動やシステム利用状況を継続的に監視し、定期的なセキュリティ教育やコンプライアンス研修を通じて従業員一人ひとりの意識を高めていくことが不可欠です。
このような継続的な取り組みを通じて、不正が発生しにくい健全な組織文化を醸成し、万が一の際には早期に発見し、迅速に対応できる体制を構築することが、企業の持続的な成長に繋がります。
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